Términos y Condiciones

1. Quiénes somos y aceptación de los términos

La Plataforma es operada por [Razón social del operador de la Plataforma], identificada con [NIT], con domicilio en [Domicilio: ciudad, Colombia] (en adelante, «nosotros»). Puedes contactarnos en privacidad@sistemacobranza.com o a través del canal de soporte por WhatsApp publicado en la Plataforma.

Al crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación durante el registro o usar la Plataforma, aceptas estos términos. Si no estás de acuerdo con alguna parte, no debes usar el servicio.

• Debes ser mayor de 18 años y tener capacidad legal para contratar. La Plataforma no está dirigida a menores de edad.
• Si aceptas en nombre de una empresa u otra persona jurídica, declaras que tienes autoridad para obligarla, y «tú» se referirá a esa entidad.
• Si usas la Plataforma como Cobrador o Administrador invitado por un Dueño, estos términos también te aplican en lo pertinente a tu rol.

2. Definiciones

• Plataforma: el software Cobranza (panel web y aplicación móvil), su documentación y servicios asociados.
• Dueño: la persona natural o jurídica titular de la cuenta principal, que contrata la Suscripción y administra su propia operación de préstamos y cobranza dentro de la Plataforma.
• Administrador: usuario creado por el Dueño para ayudar a gestionar su operación, con los permisos que el Dueño le asigne.
• Cobrador: usuario creado por el Dueño (o sus Administradores) que ejecuta la gestión de cobro en campo usando la aplicación móvil. Cada Cobrador corresponde a una «ruta» de cobro.
• Cliente Final: la persona a la que el Dueño le presta dinero y le cobra. Los Clientes Finales no son usuarios de la Plataforma: sus datos los registra el Dueño o sus Cobradores.
• Datos del Negocio: toda la información que el Dueño y sus usuarios registran u originan al operar: Clientes Finales, créditos, pagos, gastos, imágenes, liquidaciones, ubicaciones GPS de Cobradores y demás registros operativos de su cuenta.
• Suscripción: el derecho de acceso y uso de la Plataforma durante el período contratado, según el plan y el número de rutas activas.

3. Qué es la Plataforma

Cobranza es una herramienta de registro y gestión de información para operaciones de préstamos y cobranza. Según el plan contratado, te permite, entre otras cosas:

• Registrar Clientes Finales, créditos, cuotas, pagos y renovaciones.
• Organizar rutas de cobro y asignar Cobradores y Administradores.
• Registrar gastos con imágenes de soporte y movimientos de capital.
• Generar liquidaciones diarias y de período, reportes y estadísticas.
• Opcionalmente — si el Dueño lo activa — ver el recorrido GPS de sus Cobradores durante la jornada y vincular los equipos móviles autorizados (secciones 7 y 8).

4. Qué NO es la Plataforma (alcance del servicio)

Esta sección es esencial para entender el servicio. La Plataforma es únicamente una herramienta de registro: los movimientos que ves en ella son anotaciones que tus usuarios y tú ingresan, no transacciones de dinero real.

• No movemos dinero. La Plataforma no procesa, transfiere, recauda ni custodia dinero de préstamos o cobros. Todo pago entre el Dueño, sus Cobradores y sus Clientes Finales ocurre por fuera de la Plataforma y bajo exclusiva responsabilidad de ellos.
• No somos una entidad financiera. No somos un establecimiento de crédito, no otorgamos préstamos, no intermediamos créditos, no captamos recursos del público y no estamos vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
• No reportamos a centrales de riesgo. La información registrada no se comparte con burós de crédito ni operadores de información financiera.
• No damos asesoría. La Plataforma y sus reportes no constituyen asesoría legal, financiera, contable ni tributaria.
• Los registros no son títulos valores. Las anotaciones de la Plataforma no crean, prueban ni extinguen por sí mismas obligaciones entre el Dueño y sus Clientes Finales; documentar legalmente sus créditos es responsabilidad del Dueño.

5. Cuentas, roles y seguridad de acceso

• El Dueño crea y administra las cuentas de sus Administradores y Cobradores, decide sus permisos y responde por el uso que ellos hagan de la Plataforma.
• Las credenciales son personales e intransferibles. Eres responsable de mantener su confidencialidad y de toda actividad realizada con tu cuenta.
• Debes registrar información veraz y mantenerla actualizada, y notificarnos de inmediato cualquier uso no autorizado o sospecha de compromiso de tu cuenta.
• Podemos aplicar medidas de seguridad como verificación de identidad, invalidación de sesiones al cambiar credenciales, registro de auditoría y — si el Dueño lo activa — vinculación de equipos (sección 8).

6. Prueba gratuita, suscripción y pagos

6.1 Prueba gratuita

Las cuentas nuevas inician con un período de prueba gratuito de 30 días con acceso a las funciones del plan. Al terminar la prueba, el acceso operativo requiere una Suscripción activa.

6.2 Precio y facturación

• El precio depende del plan y del número de rutas activas facturables de tu cuenta. Los precios, períodos y medios de pago habilitados se informan dentro de la Plataforma antes de pagar.
• La Suscripción se contrata por períodos. Para mantener el acceso, debes renovarla antes del vencimiento; te avisamos dentro de la Plataforma cuando la fecha se acerca.
• Los precios pueden cambiar hacia futuro. Los cambios de precio se anuncian con anticipación razonable y nunca afectan períodos ya pagados.
• Los pagos realizados no son reembolsables, sin perjuicio del derecho de retracto y de los demás derechos irrenunciables que la Ley 1480 de 2011 te otorgue cuando apliquen.

6.3 No pago y bloqueo

• Si la Suscripción vence sin renovarse, la cuenta puede quedar bloqueada: los datos se conservan, pero el acceso operativo se suspende hasta regularizar el pago.
• La Plataforma puede ofrecer bloquear rutas específicas como mecanismo de ahorro: una ruta bloqueada deja de facturar, su Cobrador no puede ingresar y su información queda en modo de solo lectura. Las rutas bloqueadas se reactivan al renovar la Suscripción, según elijas en ese momento.

7. Ubicación GPS de Cobradores

La Plataforma incluye una función opcional de ubicación GPS que aplica únicamente a los Cobradores. Los Dueños, Administradores y Clientes Finales nunca son rastreados.

7.1 Cómo funciona

• La activa el Dueño. El rastreo GPS está desactivado por defecto. Es el Dueño quien decide activarlo para su operación, como parte de la organización de su propio negocio y de su relación laboral o contractual con sus Cobradores.
• Aviso y aceptación previos. Si está activo, la aplicación le muestra al Cobrador — antes de poder operar — un aviso claro de qué se registra, cuándo y quién lo ve, y le pide aceptar. Su respuesta queda registrada.
• Solo durante la sesión. La ubicación se registra mientras el Cobrador tenga la sesión iniciada en la aplicación móvil, incluso con la app cerrada o la pantalla apagada. Al cerrar sesión, el registro se detiene.
• Quién la ve. El recorrido es visible para el Dueño y los Administradores que él autorice. No se usa para publicidad ni se comparte con terceros ajenos a la operación del Dueño.

7.2 Si un Cobrador no está de acuerdo

Cuando el Dueño exige GPS, un Cobrador que no acepte el aviso no podrá operar dentro de la Plataforma. Esa exigencia es una decisión del Dueño dentro de su relación con el Cobrador: la Plataforma no interviene ni media en esa relación. Si un Cobrador no está de acuerdo con el rastreo, debe tratarlo directamente con el Dueño de su ruta.

7.3 Obligaciones del Dueño que activa el GPS

• Usar la información de ubicación únicamente con fines operativos y de supervisión razonable de la gestión de cobro.
• Informar a sus Cobradores y contar con la base legal que su relación laboral o contractual exija según la ley aplicable, incluida la normativa de protección de datos personales.
• No usar la ubicación para fines ajenos a la operación (por ejemplo, hostigamiento o vigilancia de la vida privada). El uso abusivo es causal de suspensión o terminación (sección 15).

8. Dispositivos móviles y vinculación de equipo

• La Plataforma no impone de quién es el celular. No exigimos que el Cobrador use su teléfono personal ni que el Dueño entregue un equipo dedicado. Esa decisión pertenece al Dueño y a su acuerdo con cada Cobrador. Lo que la Plataforma garantiza es que el Cobrador vea y entienda los avisos correspondientes (GPS, vinculación de equipo) antes de operar.
• Vinculación de equipo (opcional). El Dueño puede activar la vinculación de dispositivos: cada Cobrador queda atado a un equipo móvil aprobado por el Dueño, para impedir accesos desde aparatos no autorizados. La aplicación informa al Cobrador antes de vincular su equipo.
• Con la vinculación activa se registran datos técnicos del equipo (modelo, versión del sistema, identificador criptográfico y dirección IP de los inicios de sesión) con fines exclusivos de seguridad. El detalle está en la Política de Privacidad.
• El Dueño puede aprobar, rechazar o bloquear equipos. Un equipo reportado como sospechoso puede quedar bloqueado para toda la cuenta del Dueño.

9. Datos e imágenes de Clientes Finales

La Plataforma permite registrar datos de Clientes Finales (nombre, documento, teléfono, dirección, referencia y datos del crédito) y, de forma opcional, imágenes: fotos del documento de identidad del Cliente Final y fotos de soportes de gastos. Sobre esto, el Dueño declara y garantiza que:

• Cuenta con la autorización previa, expresa e informada de cada Cliente Final para registrar y tratar sus datos en la Plataforma, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
• Entiende que la foto del documento de identidad puede contener datos sensibles (como la imagen del rostro), que su entrega por el Cliente Final es facultativa — la Plataforma permite operar sin ella — y que recolectarla exige una autorización que cumpla las reglas especiales de los datos sensibles.
• Usará esos datos únicamente para gestionar su propia cartera, y no los publicará ni los compartirá por fuera de su operación.
• Atenderá las consultas y reclamos de sus Clientes Finales sobre sus datos (sección 10).

10. Propiedad de los Datos del Negocio y roles de tratamiento

• Tus datos son tuyos. Los Datos del Negocio pertenecen al Dueño. Nosotros no los vendemos, no los usamos para publicidad y no los compartimos con otros Dueños: cada cuenta está aislada de las demás.
• Nos otorgas una licencia limitada para alojar, procesar, respaldar y mostrar los Datos del Negocio con el único fin de prestar, mantener, asegurar y mejorar el servicio.
• Frente a los datos personales de Clientes Finales y a los datos operativos de Cobradores (incluido el GPS), el Dueño actúa como Responsable del tratamiento y nosotros como Encargado, siguiendo sus instrucciones impartidas a través de la configuración de la Plataforma. Frente a los datos de las cuentas de usuario y la seguridad de la Plataforma, actuamos como Responsable. El detalle está en la Política de Privacidad.
• Las solicitudes de Cobradores o Clientes Finales sobre sus datos gestionados por un Dueño deben dirigirse a ese Dueño; nosotros le brindamos al Dueño los medios para atenderlas y colaboramos cuando la ley lo exija.
• Podemos usar información agregada y anonimizada (que no identifica a ninguna persona ni cuenta) para estadísticas y mejora del servicio.

11. Cumplimiento legal de tu actividad

La Plataforma registra la información de tu negocio, pero no supervisa ni garantiza la legalidad de tu actividad. Como Dueño, eres el único responsable de que tu operación de préstamos y cobranza cumpla la ley que te aplique, incluyendo, según corresponda:

• Los límites legales a las tasas de interés y demás normas sobre crédito y usura.
• Las normas sobre prácticas de cobranza — canales autorizados, horarios y periodicidad de contacto con deudores — como la Ley 2300 de 2023.
• El régimen de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y normas complementarias) frente a tus Clientes Finales y Cobradores.
• Tus obligaciones laborales, de seguridad social, comerciales y tributarias frente a tus Cobradores y tu negocio.

Podemos suspender o terminar cuentas usadas para actividades ilegales (sección 15).

12. Uso aceptable

Al usar la Plataforma te comprometes a NO:

• Usarla para actividades ilegales o para facilitar daños a terceros.
• Registrar datos de personas sin contar con la autorización legal para hacerlo.
• Acceder o intentar acceder a cuentas, datos o sistemas ajenos, ni eludir controles de seguridad, límites técnicos o mecanismos de facturación.
• Realizar ingeniería inversa, copiar, modificar o crear obras derivadas del software, salvo lo que la ley permita expresamente.
• Revender, sublicenciar o prestar el servicio a terceros, ni usarlo para construir un producto competidor.
• Introducir malware, sobrecargar deliberadamente la infraestructura o extraer datos de forma automatizada (scraping).
• Suplantar a otra persona o falsear tu identidad o la de tu empresa.

13. Propiedad intelectual

• La Plataforma — software, diseño, marcas, logos y documentación — es de nuestra propiedad o de nuestros licenciantes. Te otorgamos una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usarla conforme a estos términos mientras tu Suscripción esté activa.
• Estos términos no te transfieren ningún derecho de propiedad intelectual sobre la Plataforma. Los Datos del Negocio siguen siendo tuyos (sección 10).
• Si nos envías sugerencias o comentarios sobre el producto, podemos usarlos para mejorar el servicio sin obligación ni compensación.

14. Disponibilidad, soporte y evolución del servicio

• Hacemos esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible y segura, pero no garantizamos disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. Puede haber mantenimientos, actualizaciones e interrupciones, programadas o no.
• El soporte se presta por el canal de WhatsApp publicado en la Plataforma, en horario comercial de Colombia y con esfuerzos razonables de respuesta.
• Mejoramos el producto continuamente: podemos agregar, modificar o retirar funciones. Si un cambio reduce de forma sustancial una función central de tu plan, te lo informaremos con anticipación razonable.
• Realizamos copias de seguridad razonables de la infraestructura. Aun así, te recomendamos exportar periódicamente tus reportes (PDF/Excel) como respaldo propio.

15. Suspensión y terminación

15.1 Por tu parte

Puedes dejar de usar el servicio cuando quieras y solicitar la eliminación de tu cuenta desde el propio panel. La eliminación sigue el proceso descrito en la Política de Privacidad: se programa con un período de gracia de 30 días — durante el cual puedes arrepentirte — y después es definitiva e irreversible.

15.2 Por nuestra parte

Podemos suspender o terminar tu acceso, según la gravedad, si:

• Incumples estos términos, incluido el uso aceptable (sección 12).
• Tu Suscripción está vencida (sección 6.3).
• Tu uso genera un riesgo legal, de seguridad o de integridad para la Plataforma, para otros usuarios o para terceros.
• Una autoridad competente lo ordena.

Cuando sea razonable, te avisaremos y te daremos oportunidad de corregir antes de terminar. La terminación no te exime de pagar montos adeudados.

15.3 Efectos

• Terminado el acceso, los Datos del Negocio se conservan y eliminan según los plazos de la Política de Privacidad. Mientras la cuenta exista, puedes exportar tus reportes.
• Sobreviven a la terminación las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir (propiedad intelectual, limitación de responsabilidad, indemnidad, ley aplicable).

16. Garantías y limitación de responsabilidad

• La Plataforma se presta «tal cual» y «según disponibilidad». No garantizamos que se ajuste a un propósito particular ni que produzca resultados de negocio (por ejemplo, mayor recaudo o recuperación de cartera).
• La exactitud de la información registrada depende de lo que tus usuarios y tú ingresen. No respondemos por decisiones que tomes con base en registros erróneos, incompletos o desactualizados ingresados por tu operación.
• No respondemos por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni pérdida de datos causada por factores fuera de nuestro control razonable.
• Nuestra responsabilidad total y acumulada frente a ti por cualquier reclamo derivado del servicio se limita al monto que nos hayas pagado por la Suscripción en los 12 meses anteriores al hecho que origine el reclamo.
• Nada en estos términos limita la responsabilidad que la ley colombiana no permite limitar — incluida la derivada de dolo o culpa grave — ni los derechos irrenunciables que te asistan como consumidor.

17. Indemnidad

Como Dueño, te obligas a mantenernos indemnes frente a reclamos de terceros — incluidos tus Cobradores y Clientes Finales — derivados de: (a) tu actividad de préstamos y cobranza; (b) los datos que registres sin autorización suficiente; (c) tu incumplimiento de la ley o de estos términos; o (d) el uso que tú o tus usuarios hagan de la Plataforma en contra de estos términos. Esto incluye los gastos razonables de defensa.

18. Fuerza mayor

Ninguna de las partes responde por incumplimientos causados por hechos imprevisibles o irresistibles fuera de su control razonable (desastres naturales, fallas de proveedores de infraestructura o telecomunicaciones, actos de autoridad, conflictos, ataques informáticos masivos), mientras dure el impedimento.

19. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Si el cambio es sustancial, lo anunciaremos por la Plataforma o por los datos de contacto de tu cuenta con anticipación razonable antes de que entre en vigencia. Si continúas usando el servicio después de la fecha de entrada en vigencia, se entiende que aceptas la nueva versión; si no estás de acuerdo, debes dejar de usar el servicio y puedes solicitar la eliminación de tu cuenta.

20. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier diferencia, las partes intentarán primero un arreglo directo de buena fe a través de los canales de contacto; de no lograrse, la controversia se someterá a los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de las normas de protección al consumidor que resulten aplicables.

21. Contacto y disposiciones generales

• Contacto: privacidad@sistemacobranza.com o el canal de soporte por WhatsApp publicado en la Plataforma. Las notificaciones a tu cuenta se harán por la Plataforma o por los datos de contacto registrados.
• Cesión: no puedes ceder tus derechos bajo estos términos sin nuestra autorización; podemos cederlos en caso de fusión, adquisición o reorganización, avisándote.
• Divisibilidad: si una cláusula resulta inválida, las demás conservan su vigencia.
• No renuncia: que no exijamos el cumplimiento de una cláusula no significa que renunciemos a ella.
• Acuerdo íntegro: estos términos, junto con la Política de Privacidad y las condiciones de plan informadas en la Plataforma, constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el servicio.